Zimbra an der Universität Lothringen beschränkt sich nicht auf ein Webmail. Hinter der Schnittstelle zum Senden und Empfangen von E-Mails verbirgt sich eine Reihe von kollaborativen Funktionen, die die meisten Nutzer nicht ausnutzen. Verwaltung von gemeinsamen Kalendern, Delegation von Rechten auf Funktionspostfächer, Anbindung an den internen Cloud-Speicher: Hier erläutern wir die weniger sichtbaren Mechanismen dieser Umgebung.
Aufbewahrungsrichtlinie und differenzierte Archivierung in Zimbra
Seit dem Update des Dienstkatalogs vom 26. November 2025 unterscheiden die Aufbewahrungsfristen zwischen individuellen Postfächern und Funktionspostfächern. Diese Granularität ermöglicht es den Studiendiensten oder Laboren, ihre Kommunikation über Zeiträume zu speichern, die ihren gesetzlichen Verpflichtungen entsprechen, ohne dass die persönlichen Postfächer denselben Speicherbeschränkungen unterliegen.
Weiterlesen : Modetrends für Frauen: Entdecken Sie die unverzichtbaren Neuheiten der Saison
In der Praxis bedeutet dies, dass ein Mitarbeiter, der einem Verwaltungsdienst zugeordnet ist, die Aufbewahrung seines Funktionspostfachs unabhängig von seinem persönlichen Postfach konfigurieren kann. Die Verwirrung zwischen diesen beiden Bereichen ist häufig, und sie führt entweder zu einer vorzeitigen Löschung von geschäftlichen E-Mails oder zu einer unnötigen Überlastung des persönlichen Kontingents.
Wir empfehlen, in den Einstellungen jedes Postfachs die angewandte Aufbewahrungsrichtlinie zu überprüfen. Die Information ist im digitalen Dienstkatalog der UL, Abschnitt Zimbra-Mail, zu finden. Die E-Mail der Universität Lothringen korrekt auf diesem Niveau zu konfigurieren, vermeidet unangenehme Überraschungen bei einer Prüfung oder einem Stellenwechsel.
Ebenfalls empfehlenswert : Entdecken Sie die gesamte Struktur der Website Info Mariage, um Ihre Hochzeit zu planen
Gemeinsame Funktionspostfächer: Delegation der Verwaltung ohne die IT-Abteilung
Eines der am wenigsten genutzten Werkzeuge von Zimbra an der UL ist das von der Strukturverantwortlichen verwaltbare gemeinsame Postfach. Dienste, Labore, Studiengänge: Jede Einheit kann über eine gemeinsame Adresse verfügen, deren Zugriffsrechte direkt vom lokalen Ansprechpartner verwaltet werden.
Konkret weist der Verantwortliche Berechtigungsstufen (Lesen, im Namen senden, vollständige Verwaltung) zu, ohne ein Ticket bei der IT-Abteilung zu eröffnen. Dieser Mechanismus wird im Panorama der kollaborativen Werkzeuge 2023 beschrieben, das von der digitalen Leitung veröffentlicht wurde.
Konkrete Anwendungsfälle für Funktionspostfächer
- Ein pädagogisches Sekretariat teilt eine eindeutige Adresse für die Bearbeitung von Studierendenanfragen, mit einem für alle Mitarbeiter des Dienstes zugänglichen Verlauf, auch im Falle einer vorübergehenden Vertretung.
- Ein Forschungslabor gewährt einem Doktoranden Lesezugriff auf das Projektpostfach, ohne die internen administrativen Kommunikationen offenzulegen.
- Eine Komponente verwaltet die Anmeldungen zu Praktika über ein spezielles Postfach, mit der Delegation des Versands an zwei Manager gleichzeitig.
Der technische Punkt, den man sich merken sollte: Die Delegation von Rechten funktioniert nach Rollen, nicht nach individuellen Konten. Wenn ein Mitarbeiter den Dienst verlässt, widerruft der Verantwortliche den Zugriff und weist ihn dem Nachfolger ohne externe Intervention zu.
Multi-Geräte-Synchronisation und Anbindung an den internen Cloud-Speicher
Zimbra an der UL funktioniert nicht isoliert. Die E-Mail ist mit Speicher- und Freigabebereichen verbunden, die auf den Rechenzentren der Universität gehostet werden. Das erklärte Ziel ist es, den Versand großer Anhänge zu reduzieren, indem sie durch Links zu freigegebenen Dateien ersetzt werden.
Die Versandgrenze pro E-Mail bleibt auf 20 MB festgelegt. Darüber hinaus wird die Nutzung des internen Cloud-Speichers zur einzigen praktikablen Option für den Austausch zwischen Mitarbeitern. Diese Einschränkung fördert die Gewohnheit, Links zu teilen, anstatt Dateien anzuhängen, was auch die Nachverfolgbarkeit der Versionen verbessert.
Synchronisation auf dem Smartphone konfigurieren
Der Zugang zu Zimbra beschränkt sich nicht auf den Webbrowser oder das ENT. Die Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Kontakten auf einem mobilen Gerät wird nativ unterstützt. Wir beobachten, dass viele Studierende und Mitarbeiter diese Möglichkeit ignorieren oder unvollständig konfigurieren, indem sie die E-Mails synchronisieren, ohne den Kalender einzuschließen.
Für Mitarbeiter mit einem großen Speicherplatzkontingent (VIP-Konten verfügen über einen deutlich höheren Speicherplatz als Standardkonten) umfasst die vollständige Synchronisation auch die gemeinsamen Adressbücher des Dienstes. Dies ermöglicht es, auf dem Telefon das funktionale Verzeichnis seiner Komponente ohne manuelle Eingabe zu haben.
Zimbra-Kontingente je nach Profil: Was sich im Alltag ändert
Die E-Mail-Kontingente variieren stark je nach Status des Nutzers. VIP-Mitarbeiter verfügen über 100 GB Speicherplatz, Standardmitarbeiter über 50 GB und Studierende über 10 GB. Externe Partner erhalten ein durch Vereinbarung definiertes Kontingent.
Für einen Studierenden reichen 10 GB für eine alltägliche Nutzung der E-Mail völlig aus. Die Schwierigkeit tritt auf, wenn Zimbra auch als Aufgaben- und gemeinsamer Kalenderverwalter dient, da diese Elemente Kontingente verbrauchen. Regelmäßiges Bereinigen des Ordners “Gesendete Elemente” und Leeren des Papierkorbs schafft erheblichen Speicherplatz.
Integrierte Antivirus- und Antispam-Filter
Jede eingehende und ausgehende Nachricht durchläuft eine automatische Antivirus- und Antispam-Behandlung, die auf den Servern der UL gehostet wird. Diese Filterung ist für den Nutzer transparent, kann jedoch gelegentlich legitime E-Mails in Quarantäne stellen. Das Überprüfen des Spam-Ordners, bevor man einen Kontakt erneut anschreibt, bleibt eine unterschätzte Gewohnheit.
Integration in das kollaborative Angebot der UL und Mailinglisten
Seit Ende 2024 ist Zimbra offiziell Teil des kollaborativen Angebots der Universität Lothringen, neben den Tools für Videokonferenzen und Dokumentenfreigabe. Diese Integration bedeutet, dass ein Zimbra-Kalender direkt eine Einladung zu einem Videomeeting erstellen kann, ohne einen Link kopieren und einfügen zu müssen.
Die Mailinglisten ergänzen die E-Mail für gezielte Massenkommunikation. Sie sind im digitalen Dienstkatalog aufgeführt und ermöglichen es, die gesamte Komponente, eine Abteilung oder eine Projektgruppe zu erreichen, ohne die Empfänger manuell verwalten zu müssen.
Das digitale Ökosystem der UL bildet ein kohärenteres Ganzes, als es ein erster Kontakt mit dem ENT vermuten lässt. Zimbra bildet den täglichen Dreh- und Angelpunkt, vorausgesetzt, man nutzt die Funktionen über das bloße Versenden von E-Mails hinaus. Die Delegation von Funktionspostfächern und die Anbindung an den internen Cloud-Speicher bleiben die beiden rentabelsten Hebel, um Zeit zu sparen, egal ob man Studierender, Lehrender oder Verwaltungsmitarbeiter ist.