Roundcube is de open source webmail die door de academie van Aix-Marseille wordt gebruikt om de professionele e-mail van zijn personeel te beheren. Sinds 2025 verloopt de toegang verplicht via de academische ENT, en zijn de oude geïsoleerde identificaties verwijderd. In 2026 zullen verschillende technische evoluties de manier waarop de medewerkers inloggen, hun account beveiligen en hun inbox dagelijks gebruiken, veranderen.
OTP-authenticatie en cybersecuritydecreet: wat Roundcube in 2026 oplegt
Sinds 1 maart 2026 maakt decreet nr. 2026-127 over cybersecurity sterke authenticatie verplicht voor publieke digitale diensten in Frankrijk. De academie van Aix-Marseille past deze eis toe op Roundcube via een dubbele factor gebaseerd op een OTP-code die door de VERDON-app wordt gegenereerd.
Aanrader : Alles over dierenbevrijding en dierenrechten verdedigen
Concreet moet de gebruiker, nadat hij de identificatie die aan NUMEN is gekoppeld (de unieke academische identificatie) heeft ingevoerd, een tijdelijke code op zijn telefoon valideren. Dit mechanisme vervangt de eenvoudige combinatie van identificatie/wachtwoord die nog in veel online gidsen wordt beschreven.
De bijzonderheid van Aix-Marseille ligt in deze VERDON-laag, die nog niet systematisch in andere academies is uitgerold. In Nancy-Metz, bijvoorbeeld, is de toegang tot de webmail gebaseerd op NUMEN maar zonder verplichte OTP-code tot op heden. Dit verschil creëert een kloof tussen de gewoonten van het personeel dat van de ene academie naar de andere verhuist: een docent die van Nancy-Metz komt, moet VERDON installeren en de tweede factor configureren voordat hij zijn eerste bericht kan lezen.
Verder lezen : Alles wat je moet weten over de oorsprongen en nationaliteit van de ouders van Jannik Sinner
Om dieper in te gaan op de nieuwigheden en beperkingen van de Roundcube-e-mail in Aix-Marseille, verdienen verschillende technische punten bijzondere aandacht, met name het beheer van quotas en de automatische verwijdering van oude berichten.
IMAP- en SMTP-protocollen: de grenzen van Roundcube-webmail overstijgen
De webinterface van Roundcube heeft beperkingen die intensieve gebruikers goed kennen: uitlogingen na inactiviteit, grillige browsercache, gebrek aan realtime meldingen. De academie biedt toegang via IMAP en SMTP om deze beperkingen te omzeilen, een punt dat zelden wordt benadrukt in de klassieke toegangsgidsen.
Het configureren van een zware client (Thunderbird, Outlook of de mailapp van een smartphone) maakt het mogelijk om berichten te ontvangen zonder een tabblad permanent open te houden. De IMAP-synchronisatie behoudt de mappenstructuur en de gelezen/niet gelezen status tussen alle apparaten.
Configuratie-instellingen om te onthouden
- Inkomende IMAP-server: gebruik de academische server die door de DSI wordt geleverd, met de beveiligde poort (meestal 993 in SSL/TLS). NUMEN dient als identificatie, en het wachtwoord blijft dat van het ENT-portaal.
- Uitgaande SMTP-server: poort 587 met STARTTLS is de norm. Het verzenden vanaf een externe client vereist dezelfde authenticatie als de webmail, inclusief OTP-code bij de eerste verbinding van de client.
- Opslagquota: deze varieert afhankelijk van het profiel (docent, administratief, contractueel). Geen overschrijding is toegestaan, en berichten ouder dan 24 maanden worden automatisch zonder voorafgaande kennisgeving verwijderd. Het configureren van lokale archivering in Thunderbird of Outlook beschermt oude uitwisselingen.
Via IMAP gaan ontslaat niet van de noodzaak om regelmatig de Roundcube-interface te controleren. Sommige instellingen, zoals serverzijde sorteerfilters of automatische afwezigheidsantwoorden, kunnen alleen vanuit de webmail worden geconfigureerd.
Roundcube-filters en mapbeheer: je inbox organiseren zonder derde partij plugins
Roundcube integreert een serverzijde filtersysteem (Sieve) dat het mogelijk maakt om binnenkomende berichten te sorteren voordat ze de inbox bereiken. Deze functionaliteit is standaard gedeactiveerd in de academie van Aix-Marseille om veiligheidsredenen, maar elke gebruiker kan het activeren vanuit de instellingen van de webmail.
Een goed geconfigureerd Sieve-filter leidt automatisch Moodle-meldingen naar een specifieke map, isoleert berichten van de directie in een andere, en markeert e-mails van bepaalde afzenders als prioritair. De tijdswinst is aanzienlijk wanneer de inbox wekelijks tientallen institutionele berichten ontvangt.
Beperkingen om te kennen voordat je filters aanmaakt
Automatische doorgifte naar een extern adres (Gmail, persoonlijke Outlook) is standaard gedeactiveerd. Deze beperking is het gevolg van de regelgeving rond de bescherming van professionele gegevens. Personeel dat zijn berichten op één client wil centraliseren, moet de hierboven beschreven IMAP-configuratie verkiezen boven doorsturen.
Het aanmaken van mappen is vrij, maar een overmatig aantal vertraagt de laadtijd van de webinterface. Een platte hiërarchie met vijf tot acht thematische mappen werkt beter dan een geneste structuur over drie niveaus.
Synchronisatie van agenda en AMU-tools: wat in 2026 nog steeds onmogelijk is
Ondanks de herhaalde verzoeken van het personeel, syncroniseert Roundcube nog steeds niet de institutionele agenda’s van de academie. Het ontbreken van native CalDAV-ondersteuning in de academische uitrol verhindert elke directe integratie met roosters of gedeelde agenda’s.
Platforms zoals Moodle of het digitale portaal AMU sturen e-mailmeldingen, maar deze waarschuwingen blijven losgekoppeld van een verenigde agenda. Een docent die zijn deadlines wil groeperen, moet de data handmatig kopiëren naar een derde partij tool.
In geval van verlies van toegang vereist de herstelprocedure een fysieke aanwezigheid op de toegewezen instelling. Er is geen directe ondersteuning via e-mail voorzien, wat de situatie van personeel dat onderweg of met verlof is, bemoeilijkt. Het anticiperen op dit risico door een geconfigureerde IMAP-toegang op een mobiel apparaat te behouden, blijft de meest effectieve voorzorgsmaatregel.
De evolutie van Roundcube in de academie hangt deels af van de nationale beslissingen over de digitale tools van het ministerie van Onderwijs. De beveiligingslaag VERDON en decreet nr. 2026-127 hebben de toegang verscherpt, maar de samenwerkingsfunctionaliteiten (gedeelde agenda, geïntegreerde videoconferentie) blijven afwezig in de huidige scope. Voor het personeel van Aix-Marseille is het beheersen van de IMAP-configuratie en de Sieve-filters de concrete hefboom om het maximale uit een webmail te halen die, per ontwerp, een hulpmiddel blijft voor het lezen en verzenden van e-mail.