Roundcube est le webmail open source utilisé par l’académie d’Aix-Marseille pour gérer la messagerie professionnelle de ses personnels. Depuis 2025, l’accès passe obligatoirement par l’ENT académique, et les anciens identifiants isolés ont été supprimés. En 2026, plusieurs évolutions techniques modifient la façon dont les agents se connectent, sécurisent leur compte et exploitent leur boîte de réception au quotidien.
Authentification OTP et décret cybersécurité : ce que Roundcube impose en 2026
Depuis le 1er mars 2026, le décret n°2026-127 sur la cybersécurité rend l’authentification forte obligatoire pour les services numériques publics en France. L’académie d’Aix-Marseille applique cette exigence à Roundcube via un double facteur basé sur un code OTP généré par l’application VERDON.
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Concrètement, après avoir saisi l’identifiant lié au NUMEN (l’identifiant académique unique), l’utilisateur doit valider un code temporaire sur son téléphone. Ce mécanisme remplace le simple couple identifiant/mot de passe encore décrit dans beaucoup de guides en ligne.
La particularité d’Aix-Marseille tient à cette couche VERDON, qui n’est pas encore systématiquement déployée dans les autres académies. À Nancy-Metz, par exemple, l’accès au webmail repose sur le NUMEN mais sans code OTP obligatoire à ce jour. Cette différence crée un décalage entre les habitudes des personnels mutés d’une académie à l’autre : un enseignant arrivant de Nancy-Metz devra installer VERDON et configurer le second facteur avant de pouvoir lire son premier message.
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Pour approfondir les nouveautés et limites de la messagerie Roundcube à Aix-Marseille, plusieurs points techniques méritent une attention particulière, notamment la gestion des quotas et la suppression automatique des anciens messages.
Protocoles IMAP et SMTP : dépasser les limites du webmail Roundcube
L’interface web de Roundcube présente des contraintes que les utilisateurs intensifs connaissent bien : déconnexions après inactivité, cache navigateur capricieux, absence de notifications en temps réel. L’académie propose l’accès via IMAP et SMTP pour contourner ces limites, un point rarement mis en avant dans les guides d’accès classiques.
Configurer un client lourd (Thunderbird, Outlook ou l’application mail d’un smartphone) permet de recevoir les messages sans garder un onglet ouvert en permanence. La synchronisation IMAP conserve la structure des dossiers et l’état lu/non lu entre tous les appareils.
Paramètres de configuration à retenir
- Serveur entrant IMAP : utiliser le serveur académique fourni par la DSI, avec le port sécurisé (généralement 993 en SSL/TLS). Le NUMEN sert d’identifiant, et le mot de passe reste celui du portail ENT.
- Serveur sortant SMTP : le port 587 avec STARTTLS est la norme. L’envoi depuis un client externe nécessite la même authentification que le webmail, code OTP inclus lors de la première connexion du client.
- Quota de stockage : il varie selon le profil (enseignant, administratif, contractuel). Aucun dépassement n’est toléré, et les messages de plus de 24 mois sont supprimés automatiquement sans notification préalable. Configurer un archivage local dans Thunderbird ou Outlook protège les échanges anciens.
Passer par IMAP ne dispense pas de vérifier régulièrement l’interface Roundcube. Certains paramètres, comme les filtres de tri côté serveur ou les réponses automatiques d’absence, ne se configurent que depuis le webmail.
Filtres Roundcube et gestion des dossiers : organiser sa boîte sans plugin tiers
Roundcube intègre un système de filtres côté serveur (Sieve) qui permet de trier les messages entrants avant même qu’ils n’atteignent la boîte de réception. Cette fonctionnalité reste désactivée par défaut dans l’académie d’Aix-Marseille pour des raisons de sécurité, mais chaque utilisateur peut l’activer depuis les paramètres du webmail.
Un filtre Sieve bien configuré redirige automatiquement les notifications Moodle dans un dossier dédié, isole les messages de la direction dans un autre, et marque les courriers de certains expéditeurs comme prioritaires. Le gain de temps est réel quand la boîte reçoit des dizaines de messages institutionnels par semaine.
Limites à connaître avant de créer des filtres
Le transfert automatique vers une adresse externe (Gmail, Outlook personnel) est désactivé par défaut. Cette restriction découle du cadre réglementaire sur la protection des données professionnelles. Les personnels qui souhaitent centraliser leurs messages sur un seul client doivent privilégier la configuration IMAP décrite plus haut, plutôt que la redirection.
La création de dossiers est libre, mais leur nombre excessif ralentit le chargement de l’interface web. Une arborescence plate avec cinq à huit dossiers thématiques fonctionne mieux qu’une structure imbriquée sur trois niveaux.
Synchronisation calendrier et outils AMU : ce qui reste impossible en 2026
Malgré les demandes récurrentes des personnels, Roundcube ne synchronise toujours pas les calendriers institutionnels de l’académie. L’absence de prise en charge CalDAV native dans le déploiement académique empêche toute intégration directe avec les emplois du temps ou les agendas partagés.
Les plateformes comme Moodle ou le portail numérique AMU envoient des notifications par mail, mais ces alertes restent déconnectées d’un calendrier unifié. Un enseignant qui veut regrouper ses échéances doit copier manuellement les dates dans un outil tiers.
En cas de perte d’accès, la procédure de récupération impose un passage physique par l’établissement d’affectation. Aucune assistance directe par mail n’est prévue, ce qui complique la situation des personnels en déplacement ou en congé. Anticiper ce risque en conservant un accès IMAP configuré sur un appareil mobile reste la précaution la plus efficace.
L’évolution de Roundcube dans l’académie dépend en partie des arbitrages nationaux sur les outils numériques de l’Éducation nationale. La couche de sécurité VERDON et le décret n°2026-127 ont durci l’accès, mais les fonctionnalités collaboratives (calendrier partagé, visioconférence intégrée) restent absentes du périmètre actuel. Pour les personnels d’Aix-Marseille, maîtriser la configuration IMAP et les filtres Sieve représente le levier concret pour tirer le maximum d’un webmail qui, par conception, reste un outil de lecture et d’envoi de courrier.